Die telefonische Erreichbarkeit ist ein wertvolles Gut, gerade für jüngere Unternehmen. Trotz moderner Kommunikationsmittel bleibt das Telefon das wichtigste Medium zur Kontaktaufnahme.

Kundengewinnung und Kundenbindung sind von hoher Bedeutung. Daher stellt sich die Frage, wie sich die ständige Erreichbarkeit kostengünstig realisieren lässt. Eine Lösung verspricht das Outsourcing an einen externen Büroservice.

Telefon-Dienstleistungen: wann Outsourcing lohnenswert ist

Studien zufolge erfolgen noch immer mehr als 90 Prozent aller Anfragen an Unternehmen telefonisch. Dies gilt trotz moderner digitaler Kommunikationsmedien. Dies ist mit der Herausforderung verbunden, dauerhaft erreichbar zu sein. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist es nicht mehr realistisch, dass Gründer jederzeit selbst zum Hörer greifen.

Ein eigenständiges Sekretariat für Bürodienstleistungen ist wiederum gerade für junge Unternehmen oft noch nicht erschwinglich. Das Personal bedarf eigener Büros und einer regelmäßigen Lohnzahlung. Diese finanzielle Belastung durch die zusätzlichen Mitarbeiter ist für Gründer zu hoch.

Eine Alternative findet sich im Outsourcing der Erreichbarkeits-Lösungen. Ab einer gewissen Auftragslage sind geschäftliche Anfragen so zahlreich, dass sie sich nur durch zusätzliche Fachkräfte abarbeiten lassen.

Hierbei kommt ein Telefon- und Büroservice in Frage. Diese Dienstleister sind als geschulter externer Service auf den Kunden- und Geschäftskontakt spezialisiert.

Konzept externer Büroservices

Der virtuelle Büroservice Ebuero.de hat sich auf die Belange kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) spezialisiert. Solche Services übernehmen Routineaufgaben, für die normalerweise internes Personal oder ein Sekretariat erforderlich wäre. Im Fokus steht die Gewährleistung telefonischer Erreichbarkeit.

Dies entlastet die Mitarbeiter und trägt dazu bei, dass sich diese besser auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Damit entfallen Unterbrechungen durch Telefonate, die insbesondere bei Kundengesprächen oder Meetings negativ auffallen könnten. Sämtliche Telefongespräche selbst zu führen, kann zu Lasten der Effizienz des Unternehmens gehen.

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Aus diesem Grund bieten externe Telefondienstleister rund um die Uhr an 365 Tagen des Jahres Anrufe entgegennehmen. Der virtuelle Service kann somit Kundenanfragen bearbeiten und Kontakte anbahnen. Dies ist ein wichtiger Beitrag zur Kundengewinnung und -bindung.

In diesem Konzept kommen verschiedene Varianten der Rufumleitung in Frage. In Szenario A werden sämtliche Anrufe umgeleitet. Bei Szenario B kommt es nur dann zur Umleitung an den Telefon-Service, wenn nach einer bestimmten Zeit niemand im Unternehmen mehr zum Hörer greift. Im Szenario C werden Anrufe nur dann umgeleitet, wenn die Leitung besetzt ist.

Die Mitarbeiter des Sekretariats verfassen hierbei nach jedem Anruf eine Gesprächsnotiz. In dieser halten sie Namen, Position und Unternehmen des Anrufers ebenso fest wie den Grund des Anrufes und weitere Informationen. Die Telefonservice-Kunden erhalten diese Anrufnotizen anschließend in Echtzeit via E-Mail, App oder auch SMS oder Fax.

Vorteile für Unternehmen

Gerade in jungen Unternehmen und Start-ups mit noch wenigen Mitarbeitern ist die Auslagerung von Routinetätigkeiten wie Telefonservice beliebt. Solche Unternehmer können wegen der wachsenden Auftragslage nicht mehr stets selbst zum Hörer greifen, während sich gleichzeitig ein internes Sekretariat noch nicht lohnt.

Beim Outsourcing des Telefonservice delegieren Unternehmen diese Aufgabe an ein virtuelles Team geschulter Mitarbeiter. Das professionelle Auftreten des Büroservice ist ein Vorteil im Anbahnen und Halten von Kunden- und Geschäftskontakten.

Ein großer Vorteil ist die flexible Kostenabrechnung. Die Kosten entstehen leistungsbezogen bei der Inanspruchnahme des Service. Dazu kommt die Grundgebühr für die Bereithaltung. Für Unternehmen entfällt also eine volle Lohnzahlung, wie sie gegenüber einem internen Sekretariat anfallen würde.

Die Abrechnung der Kosten für den Telefonservice erfolgt typischerweise auf die Sekunde bezogen. Damit bleiben die Kosten transparent und Unternehmen wahren den Überblick. Feste Vertragsbindungen fallen hierbei in den meisten Fällen nicht an.

Die ständige Erreichbarkeit rund um die Uhr ist ein Vorteil, den selbst ein gut bezahltes internes Sekretariat nicht bietet. Insbesondere für international ausgerichtete Unternehmen ist dies ein Wettbewerbsvorteil, da Kunden oder Geschäftspartner aus verschiedenen Zeitzonen anrufen können und ihre Anfragen stets in Echtzeit bearbeitet werden.