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Dich interessiert, wie andere Selbstständige, Kleinunternehmer und Freelancer ihre Buchhaltung erledigen? Dann sei gespannt, was ich dir in diesem Artikel erzählen werde.

Dieser Artikel gehört zu meiner Blogparade10 Tipps für die Buchhaltung als Selbstständiger, Kleinunternehmer & Freelancer“, welche aktuell noch läuft und an welcher natürlich auch du noch teilnehmen kannst.

10 Tipps für die Buchhaltung als Selbstständiger, Kleinunternehmer, Freelancer

In meiner Blogparade zu diesem Thema habe ich den Teilnehmern 10 Unterthemen zu Verfügung gestellt, an welchen sie sich orientieren können. Ich habe diese 10 Unterthemen komplett in meinen Artikel übernommen und hierzu nachfolgend geschrieben.


So oft kümmere ich mich jeden Monat um meine Buchhaltung

Um meine Buchhaltung versuche ich mich immer am Ende des Monats zu kümmern. Hin und wieder ist es aber auch so, dass ich zwischendurch einfach mal einige Posten wegbuche, wenn ich Lust und Laune dazu habe.

Rechnungen schreibe ich in aller Regel immer, sobald ein Auftrag abgeschlossen ist. Für die Buchungen der einzelnen Posten / Umsätze, versuche ich mich aber auf 1-mal im Monat zu beschränken.

Das liegt natürlich aber auch immer an der Anzahl der Umsätze. Wenn ich jeden Monat 100 Umsätze hätte, müsste ich mich um meine Buchhaltung vermutlich wöchentlich kümmern. Das ist derzeit noch nicht der Fall.

Der beste Tag, um sich um die Buchhaltung zu kümmern?

Das bleibt natürlich jedem selbst überlassen. Aber ich nutze meistens das Wochenende, also den Samstag oder Sonntag für meine Buchhaltung. Unter der Woche ist mir das manchmal einfach zu stressig und da möchte ich mich voll und ganz auf andere Arbeiten konzentrieren.

Nicht das die Buchhaltung nicht wichtig wäre, aber ich bin ehrlich gesagt froh, wenn ich mir darum so wenig wie möglich Gedanken machen muss. Einmal im Monat, an einem Samstag oder Sonntag reichen bei mir derzeit glücklicherweise vollkommen aus.

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Manuelle Buchhaltung und eine Buchhaltungssoftware?

Tja, dass ist eine gute Frage :-)! Solange du eine Einnahme-Überschüss-Rechnung (einfache Buchhaltung) machen kannst, was als Kleinunternehmer, Freelancer oder Selbstständiger – der gerade startet, mit Sicherheit der Fall ist, kannst du deine Einnahmen und Ausgaben simpel in einer Excel-Liste erfassen.

Diese wird am Jahresende ausgedruckt und dem Finanzamt zu Verfügung gestellt. Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, ist zudem entweder monatlich oder jährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung notwendig.

Ich persönlich bin vor 2 Jahren auf eine Buchhaltungssoftware umgestiegen und nutze seither lexoffice*. Für die Buchhaltungssoftware zahle ich zwar monatlich einen kleinen Betrag, sie bringt mir aber gegenüber der manuellen Erfassung viele Vorteile und spart mir am Ende des Jahres viel Zeit.

Denn in meiner Buchhaltungssoftware kann ich meine Kunden, Rechnungen und Angebote verwalten. Umsätze können direkt vom Geschäftskonto abgerufen und der entsprechenden Ein- und Ausgangsrechnung zugeordnet werden.

Außerdem bietet sie mir die Möglichkeit, meine Umsatzsteuervoranmeldung per Knopfdruck zu erstellen. Diese und weitere Gründe waren für mich der Anlass dazu, auf eine kostenpflichtige Buchhaltungssoftware umzusteigen.

Welche Software / Tools / Vorlagen ich für meine Buchhaltung nutze!

Ich nutze aktuell die Buchhaltungssoftware lexoffice und bin hiermit sehr zufrieden. Sie bietet mir viele Funktionen und vor allem eine sehr übersichtliche Benutzeroberfläche.

Zudem bietet lexoffice eine App, in der ich aktuelle Umsätze und Belege abrufen kann. Für das Einspielen von Belegen gibt es zusätzlich eine Scan-App, mit der Belege eingescannt und in die Software hochgeladen werden können.

Für meine Eingangsrechnungen, die ich beispielsweise per Mail bekomme, nutze ich Zapier in Verbindung mit Google Drive. Das bedeutet, ich lege meine Belege in meinem Ordner in Google Drive ab und diese werden mittels Zapier automatisch an lexoffice übermittelt.

Kurz für alle, die Zapier vielleicht nicht kennen. Mit Zapier können Prozesse automatisiert werden. Einmal angelegte Prozesse laufen dann voll automatisch. Zapier bietet hierfür Schnittstellen zu zahlreich bekannten Tools an. Werfe gerne mal eine Blick drauf, falls du es noch nicht nutzen solltest!

Aus diesen 3 Gründen bleibt bei mir alles beim Alten!

Für das Jahr 2019 habe ich mir natürlich bereits Gedanken gemacht, ob sich bei mir etwas ändert, ob ich noch etwas brauche oder umstellen muss. Aber ich bin zum Ergebnis gekommen, dass zumindest für dieses Jahr alles so bleiben kann wie es ist.

Meine 3 Gründe:

  • zufrieden mit meiner Buchhaltungssoftware
  • mein Jahr 2019 bereits geplant
  • benötige derzeit keine weiteren Tools für meine Buchhaltung

Deshalb habe ich einen / keinen Steuerberater!

Ich habe keinen Steuerberater! Warum? Da ich bisher noch alles selbst erledigen kann. Meine Buchhaltungssoftware nimmt mir hier schon sehr viel Arbeit ab und ich muss hier eigentlich nur ein paar Knöpfe drücken. Des Weiteren finde ich es nicht unbedingt verkehrt, wenn ich weiß, wie ich meine Buchhaltung führen und mit dem Finanzamt zusammenarbeiten muss.

Da ich noch ein “kleiner” Fisch im Ozean bin, hält sich bei mir der Aufwand für die Buchhaltung in Grenzen. Sollte das irgendwann einmal anders werden, werde auch ich ohne Steuerberater nicht mehr auskommen.

Sollte jeder Selbstständige, Kleinunternehmer, Freelancer ein Geschäftskonto nutzen?

Oh ja, dass sage ich dir aus eigener Erfahrung. Egal wie “klein” oder “groß” du bist, trenne deine geschäftlichen Umsätze von deinen privaten. Solltest du deine Buchhaltung nicht täglich / regelmäßig machen, kann es dir schnell passieren, dass du den Überblick verlierst.

Ein weiterer Nachteil, wenn du deine geschäftlichen Umsätze über dein Privatkonto laufen lässt ist; sollte das Finanzamt Kontoauszüge anfordern, hat es auch Einsicht in deinen privaten Kontoumsätze.

Mit einem Geschäftskonto hast du dieses Problem nicht. Denn hier siehst du tatsächlich nur deine geschäftlichen Umsätze. Das macht es dir um ein vielfaches einfacher deine Buchhaltung zu führen.

Eines sei zu diesem Thema vielleicht noch gesagt. Gerade für Selbstständige und Kleinunternehmer gibt es auch kostenlose Geschäftskonten, solange eine gewisse Anzahl von monatlichen Buchungen nicht überschritten wird. Also los und ein Geschäftskonto eröffnen!

Rechnungen immer erst am Wochen-/ Monatsende stellen?

Das mag im ersten Moment ja ganz “schlau” klingen, Rechnungen immer erst zum Wochenende oder Monatsende zu stellen, aber wenn es Selbstständige, Kleinunternehmer oder Freelancer gibt, die auf ihr Geld angewiesen sind und dieses ihre Existenz sichert, kann das auch zum Problem werden.

Du solltest deinem Kunden immer eine gewisse Frist einräumen, in der er die Rechnung zu zahlen hat. Ich z. B. schreibe auf meine Rechnungen immer den Hinweis “… innerhalb der nächsten 7 Tage”. Damit weiß der Kunde, er sollte den Beleg möglichst innerhalb der nächsten 7 Tage begleichen, da dies mein festgelegtes Zahlungsziel ist.

Aber das macht natürlich auch nicht jeder Kunde. Bei manchen dauert es sogar 2-3 Wochen, bis ich den Geldeingang verzeichnen kann. Gerade bei größeren Unternehmen, dauert es meist etwas länger.

Deshalb schreibe ich meine Rechnungen auch unter der Woche, wenn ich gerade Zeit dafür habe. Ich denke mir, je früher die Rechnung beim Kunden ist, desto schneller kann ich mit einem Geldeingang rechnen.

Das tue ich, wenn ein Kunde seine Rechnung/en nicht pünktlich zahlt?

Zu Anfang kann ich dir glücklicherweise sagen, dass ich bisher nie das Problem hatte, dass ein Kunde nicht gezahlt hat. Es gab jedoch auch schon einmal 1-2 Kunden, die sich sehr lange Zeit gelassen haben. In der Regel warte ich immer bis zu 4 Wochen, bis ich dann nochmal aktiv werde.

Sollte nach dieser Zeit immer noch keine Zahlung eingehen, schreibe ich eine höffliche E-Mail und bitte um schnellstmögliche Zahlung. Passiert im Anschluss immer noch nichts, versende ich eine Zahlungserinnerung. Mehr musste ich ehrlich gesagt noch nicht tun, um an mein Geld zu kommen – zum Glück.

Aber gerade als Selbstständiger, Kleinunternehmer und Freelancer ist es natürlich schwierig, wenn man hier Kunden hat, die sich mit der Zahlung lange Zeit lassen oder sogar gar nicht zahlen. Wer das nötige Kleingeld hat, kann in solchen Fällen auch mit einem Inkassobüro zusammenarbeiten oder andere Möglichkeiten für das Forderungsmanagement nutzen.

Das habe ich in 2018 zur Buchhaltung gelernt! Das möchte ich in 2019 besser machen!

Persönlich muss ich wirklich zugeben, dass ich meine Buchhaltung in 2018 ganz schön unter den Tischen habe fallen lassen. Also, ich habe mir sehr wenig Zeit dafür genommen, meine Umsätze / Posten zu verbuchen. Immer mal wieder aber nicht regelmäßig.

Das rächt sich selbstverständlich irgendwann, sodass ich jetzt gezwungen bin, Zeit zu investieren, weil ich in einigen Monaten meine Steuererklärung abgeben muss ;-).

Genau diesen Fehler möchte ich in 2019 nicht begehen und mir jeden Monat Zeit für meine Buchhaltung nehmen.


Das war mein Artikel zur Blogparade “10 Tipps für die Buchhaltung als Selbstständiger, Kleinunternehmer und Freelancer“. Wenn auch du noch an meiner Blogparade teilnehmen möchtest, kannst du das noch bis zum 26.02.2019.

Weitere Infos hierzu findest unter folgendem Link. Ich freue mich auf deine Antworten :-)!

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