Das Onboarding neuer Mitarbeiter, also ihre Einführungsphase und Integration am neuen Arbeitsplatz, hat einen signifikanten Einfluss auf die zukünftige Entwicklung des Arbeitsverhältnisses. Aus diesem Grund sollte dem Onboarding eine besondere Aufmerksamkeit zuteil werden, damit die Einarbeitungsphase von Erfolg gekrönt wird.
Ziele des Onboarding-Prozesses
Das primäre Ziel des Onboarding-Prozesses ist, dass neue Mitarbeiter so gut wie möglich “an Bord kommen” und optimal in ihr neues Umfeld integriert werden. So wird nicht nur verhindert, dass gute Mitarbeiter nach einer zeit- und geldaufwendigen Personalfindungsphase bereits in ihrer Probezeit das Unternehmen wieder verlassen. Das Onboarding kann mittels digitaler Unterstützung von Haufe noch erfolgreicher und effizienter gestaltet werden.
Je besser ein neuer Mitarbeiter in das neue Unternehmen und Team integriert wird, desto höher ist auch seine Motivation und Arbeitsleistung. Das bestehende Team sollte ebenfalls in den Prozess des Onboardings eingebunden werden. Dies führt zu einer schnelleren Integration der neuen Mitarbeiter und wirkt sich positiv auf spätere Teambuilding-Aktivitäten aus.
Die Vorbereitungsphase
Grundlegend kann der Onboarding-Prozess in drei Phasen unterteilt werden: Die Vorbereitungs-, Orientierungs- und Integrationsphase. In der Vorbereitungsphase werden alle Dinge erledigt, die den neuen Kollegen und das Team auf den ersten Arbeitstag vorbereiten.
Dazu gehören:
- ein Einarbeitungsplan, der an alle involvierten Mitarbeiter weitergegeben wird, damit sie sich auf die Einarbeitung vorbereiten und sich Zeit für diese nehmen können
- die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, inklusive Einrichtung des PCs
- die Ernennung eines Paten, an den sich der neue Mitarbeiter während seiner Einarbeitungsphase wenden kann, wenn er Fragen zu Abläufen hat. Er hilft auch dabei, den neuen Kollegen mit dem restlichen Team bekannt zu machen.
Damit der neue Mitarbeiter sich besonders willkommen an seinem Arbeitsplatz fühlt, können ein Brief seines zukünftigen Teams und ein kleines Willkommensgeschenk für ihn bereitgelegt werden.
Die Orientierungsphase
Zur Orientierungsphase gehören die ersten Arbeitstage des neuen Mitarbeiters, in denen er sich langsam am neuen Arbeitsplatz zurechtfindet. Um ihm ein wenig unter die Arme zu greifen, sollte ihm sein Pate hier mit Rat und Tat zur Seite stehen. Der neue Kollege sollte von seinem Vorgesetzten willkommen geheißen werden und eine Führung durch das Unternehmen erhalten, um sich einen groben Überblick verschaffen zu können.
Eine Einführung in unternehmensinterne Abläufe und das genutzte IT-System helfen dem Neuankömmling dabei, sich schneller an seine neuen Aufgaben zu gewöhnen. Ein gemeinsames Mittagessen mit dem Team und dem Vorgesetzten helfen ihm dabei, sich wohl zu fühlen und erste freundschaftliche Kontakte zu knüpfen.
Eine besonders freundliche Geste ist, wenn der Vorgesetzte sich am Ende des ersten Tages kurz mit dem neuen Teammitglied unterhält und sich erkundigt, ob noch Fragen offen sind und wie es den ersten Arbeitstag empfunden hat.
Die Integrationsphase
Der neue Mitarbeiter hat sich mittlerweile an sein neues Umfeld und seine Aufgaben gewöhnt. Nun geht es darum, ihn in den ersten ein bis zwei Jahren voll und ganz in das Team und Unternehmen zu integrieren.
Dazu helfen regelmäßige Teambuilding-Aktivitäten abseits des Arbeitsplatzes, bei denen sich die Kollegen besser kennenlernen können. Auch regelmäßige Gespräche, bei denen der Kollege offen Lob und Kritik äußern kann, stärken die Vertrauensbasis und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz.
Das Onboarding-System von Haufe
Die innovative App “Haufe myOnboarding” bietet ein für das Onbaording neuer Mitarbeiter maßgeschneidertes Tool, um eine effiziente Kommunikation sowie Vernetzungs- und Feedbackmöglichkeiten zwischen neuen Mitarbeitern und dem Unternehmen zu ermöglichen.
Haufe MyOnboarding übernimmt dabei den gesamten Onboarding-Prozess.
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