Mit den Aufbewahrungsfristen regelt der Gesetzgeber, welche Dokumente von dir als Gründer und Selbstständiger über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Behörden wie das Finanzamt können diese auch einige Jahre später als Nachweis und zur Dokumentation von dir verlangen.

Welche Fristen es gibt und welche Geschäftsunterlagen diese betreffen, möchte ich dir nachfolgend zeigen, damit du Fehler vermeidest.

Diese Aufbewahrungsfristen solltest du kennen!

Ich gebe ja zu, als Gründer und Selbstständiger gibt es mit Sicherheit schönere Dinge, als sich mit einem Thema wie den Aufbewahrungsfristen zu beschäftigen. Durch das alltägliche Geschäft liegt die Aufmerksamkeit und Konzentration auf den Aufgaben, die die Selbstständigkeit voran bringen. Dennoch kommst du leider nicht drumherum, dich auch mit den Fristen für die Aufbewahrung wichtiger geschäftlicher Dokumente zu beschäftigen.

Der Gesetzgeber verpflichtet Selbstständige und Unternehmen dazu, die vorgegeben Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese Fristen werden hierbei in die 6-Jahres-Frist sowie 10-Jahres-First unterteilt. Geregelt sind die Aufbewahrungsfristen im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen oder Änderungen an den Dokumenten vorgenommen wurden.

Im Handelsgesetzbuch werden die Allgemeinen Fristen für Kaufleute geregelt. Die Abgabenordnung hingegen regelt die steuerrechtlichen Fristen von Geschäftsunterlagen. Von den Aufbewahrungsfristen ist jeder Gewerbetreibende betroffen. Zu diesen zählen selbstverständlich auch die Kleinunternehmer.

 

6-jährige Aufbewahrungsfrist

Von der 6-jähringen Aufbewahrungsfrist sind vor allem geschäftlichen Dokumente betroffen, die dem Schriftverkehr und der Kommunikation dienen. Darunter fallen Briefe, Faxe und auch E-Mails, die für die Handelskorrespondenz genutzt werden. Aber auch alle weiteren Unterlagen, die aus geschäftlicher und steuerlicher Sicht relevant sind.

Im § 257 des Handelsgesetzbuchs und dem § 147 der Abgabenordnung werden die Dokumente wie folgt beschrieben:

  • empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind

10-jähringe Aufbewahrungsfrist

Die 10-jähringe Aufbewahrungsfrist betrifft die geschäftlichen Dokumente, aus denen relevante Zahlen hervorgehen, die das Kapital, die Umsätze oder der Gewinn nachvollziehbar machen.

Werbung
DQo8c2NyaXB0IGFzeW5jIHNyYz0iLy9wYWdlYWQyLmdvb2dsZXN5bmRpY2F0aW9uLmNvbS9wYWdlYWQvanMvYWRzYnlnb29nbGUuanMiPjwvc2NyaXB0Pg0KPCEtLSBUZXN0IEFuemVpZ2UgaW4gQXJ0aWtlbCAtLT4NCjxpbnMgY2xhc3M9ImFkc2J5Z29vZ2xlIg0KICAgICBzdHlsZT0iZGlzcGxheTpibG9jayINCiAgICAgZGF0YS1hZC1jbGllbnQ9ImNhLXB1Yi02MTA2NjM0ODYxMzQwMjQyIg0KICAgICBkYXRhLWFkLXNsb3Q9IjU1MTQ0NDg0NjYiDQogICAgIGRhdGEtYWQtZm9ybWF0PSJhdXRvIj48L2lucz4NCjxzY3JpcHQ+DQooYWRzYnlnb29nbGUgPSB3aW5kb3cuYWRzYnlnb29nbGUgfHwgW10pLnB1c2goe30pOw0KPC9zY3JpcHQ+DQo=

Im § 257 des Handelsgesetzbuchs und dem § 147 der Abgabenordnung werden die Dokumente wie folgt beschrieben:

  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse
  • Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
  • Konzernlageberichte
  • Buchungsbelege
  • Zolldokumente

Warum gibt es die Aufbewahrungsfristen?

Wie du es sicher auch aus dem privaten Bereich kennst, werden wichtige Dokumente wie Rechnungen wegen der Garantie oder Versicherungsunterlagen als Nachweis ordentlich aufbewahrt. So ähnlich verhält es sich auch bei den Aufbewahrungsfristen für wichtige Geschäftsunterlagen. Werden diese im Nachhinein aus irgendwelchen Gründen wie einer Betriebsprüfung benötigt, müssen sie schnellstmöglich zu Verfügung stehen.

Auf welche Unterlagen du in deiner Selbstständigkeit besonders achten musst und welche den Aufbewahrungsfristen unterliegen, wird wie bereits erwähnt im Handelsgesetzbuch sowie der Abgabenordnung geregelt.

Verlängerung der Aufbewahrungsfristen

Neben den eigentlich gesetzlichen Aufbewahrungsfristen macht es jedoch Sinn, Dokumente aus der Buchhaltung über die Fristen hinweg aufzubewahren. Dies gilt unter anderem, wenn eine Betriebsprüfung absehbar ist oder bereits durchgeführt wird. Aber auch, wenn Steuerbescheide nur vorläufig sind.

Denn dann kann das Finanzamt Steuerbescheide auch im Nachhinein korrigieren und hierfür entsprechende Unterlagen anfordern.  Die Festsetzungsfrist beläuft sich in der Regel auf 4 Jahre.

Aufbewahrungsfristen für elektronische Dokumente

Für elektronische Dokumente gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen, wie für alle anderen Geschäftsunterlagen auch, die aufbewahrt werden müssen. Der einzige Unterschied ist, dass diese Dokumente in digitaler Form archiviert werden. Das bedeutet für dich, alle Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen und den Aufbewahrungsfristen unterliegen, müssen in einem maschinell lesbaren Format auf einem Datenträger archiviert werden.

Wichtig ist, dass die Daten im Nachhinein nicht mehr veränderbar sind und den Behörden wie z. B. dem Finanzamt jederzeit in einem lesbaren Format zu Verfügung gestellt werden können.

Aufbewahrungsfristen: Das musst du beachten!

Wie ich dir im Artikel bereits beschrieben habe, dienen die Aufbewahrungsfristen vor allem dafür, wichtige Dokumente auch nach Jahren noch abrufen zu können. Aus diesem Grund solltest du darauf achten, dass du alle Unterlagen stets im Original aufbewahrst bzw. eine originalgetreue Wiedergabe der Dokumente möglich ist. Das gilt natürlich auch für die elektronischen Dokumente, die immer im Original auf einem Datenträger archiviert werden sollten.

Als Selbstständiger bist du auch dafür verantwortlich, alle Dokumente ordnungsgemäß aufzubewahren. Das heißt, sie müssen vor Diebstahl, Feuer, Wasser oder Sonneneinstrahlung geschützt werden. Zudem solltest du von Ausdrucken auf Thermopapier z. B. bei einem Kassenbons, immer eine Kopie erstellen. Da der Druck auf Thermopapier innerhalb kürzester Zeit verblasst.

Wie in § 257 Absatz 3 beschrieben wird, können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse, Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bilddatenträger oder sonstigem Datenträger aufbewahrt werden. Wenn dies den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht. Die Wiedergabe (Kopie) muss dabei bildlich mit den anderen Unterlagen übereinstimmen und innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und lesbar gemacht werden können.

TIPP!

Damit du als Gründer und Selbstständiger den Tritt in das “Fettnäpfchen” vermeidest, empfehle ich dir, dich von einem Steuerberater unterstützen zu lassen. Gerade dann, wenn du keine Zeit und Lust hast, dich mit solch einem Thema auseinanderzusetzen!

Fazit

Auch wenn es schönere Themen gibt, mit denen du dich als Gründer und Selbstständiger beschäftigen kannst, sind die Aufbewahrungsfristen ein wichtiger Bestandteil deines alltäglichen Geschäfts. Die Folgen eines Nichteinhaltens der Aufbewahrungsfristen kann nämlich leider schwerwiegende Folgen haben.

So kann eine lückenhafte Aufbewahrung dazu führen, dass deine Buchhaltungspflicht dem Finanzamt nicht stand hält und diese als nicht erfüllt angesehen wird. Das kann zu einer Strafe oder auch Schätzung führen! Damit du dahingehend auf der sicheren Seite bist, empfehle ich dir eine gute Buchhaltungssoftware, die dich auf die Aufbewahrungsfristen hinweist. Zusätzlich kann die Unterstützung durch einen Steuerberater sinnvoll sein.